Yhdistetty rekisteriseloste ja rekisteröidyn informointi
Tietosuoja-asetus 13. artikla

Laadittu 24.1.2018
Päivitetty 22.5.2018

Rekisterinpitäjä

Suomen eOppimiskeskus ry
Y-tunnus: 1899013-7

Suomen eOppimiskeskus ry
Crazy Town
Viipurintie 4
13200 Hämeenlinna

Muut yhteystiedot
https://www.eoppimiskeskus.fi/yhteystiedot

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Niina Kesämaa
Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
040 827 6378

Rekisterin nimi

KOTEK-hankkeiden henkilörekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käsitellään KOTEK-hankkeiden koulutuksiin, webinaareihin ja muuhun toimintaan liittyviä käytännön järjestelyitä ja viestintää varten.

Lisäksi tietoja käsitellään hankkeen hallinnoinnin ja raportoinnin yhteydessä.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

  • henkilön nimi, organisaatio ja yhteystiedot
  • henkilön työtehtävä, oppilaitosaste sekä opetettava oppiaine
  • tieto ilmoittautumisesta/osallistumisesta hankkeen järjestämään tilaisuuteen

Lisäksi henkilöstä voidaan tallentaa muita ao. tilaisuuden käytännön järjestelyiden osalta olennaisia tietoja, kuten ruokavalio- ja allergiatiedot sekä tilaisuuskohtaisia erityistoiveita, ennakkotehtäviä ja osallistujapalautteita.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään ja niitä kertyy rekisterinpitäjän toiminnan yhteydessä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteriin tallennettuja tietoja luovutetaan eteenpäin vain hankkeen toiminnan kannalta tarkoituksenmukaisista syistä. Tällaisia ovat esimerkiksi erilaiset lähitilaisuuksiin liittyvät tapahtumajärjestelyt, kuten erityisruokavalio- ja allergiatietojen toimittaminen tarjoiluista vastaavalle taholle.

Hanketta rahoittaa opetus- ja kulttuuriministeriö. Hankkeen raportoinnin yhteydessä rahoittajalle toimitetaan yhteenvetotietoina hankkeen järjestämien tilaisuuksien osallistujamäärät sekä tilaisuuksista kerätyt palautteet.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriä säilytetään Google Drive -palvelussa.

Google on sitoutunut noudattamaan EU-komission mallisopimuslausekkeita taatessaan riittävän tietosuojatason käsittelemilleen tiedoille (Google Data Processing and Security Terms 2.0).

Tietojen julkisuus

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot eivät ole julkisia.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriin on pääsy vain KOTEK-hankkeen toimijoilla. Tiedot on suojattu Google Drive -palvelun käyttöoikeusasetuksin.

Tietojen säilytysaika

KOTEK-hankkeita rahoittaa opetus- ja kulttuuriministeriö. Hankkeen tositteet tulee säilyttää kirjanpitolain mukaisesti vähintään kuusi (6) vuotta sen vuoden lopusta, kun tilikausi on päättynyt.

Valtionavustuslain 28 §:n mukaan hankkeeseen liittyvät hankinta- ja muut sopimukset on dokumentoitava ja arkistoitava kymmenen (10) vuotta valtionavustuksen tai sen viimeisen erän maksamisesta.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. Pyynnöt tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Suomen eOppimiskeskus ry järjestää säännöllisesti webinaareja, joissa yhdistyksen jäsenorganisaatiot esittelevät tuotteitaan, palveluitaan ja osaamistaan. Webinaarisarjan myötä kannustamme alan toimijoita verkostoitumaan keskenään, tutustumaan toistensa osaamiseen ja ennen kaikkea jakamaan omaa osaamistaan.

Tulevien webinaarien aikataulut löydät koulutusblogistamme.

Mukaan webinaarisarjaan?

Yhdistyksen jäsenet voivat varata puheenvuoron webinaarisarjasta ottamalla yhteyttä sähköpostitse: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen..

Jaa Jotain webinaarisarja 2018 banneri

Jaa jotain -teemaviikko järjestetään jo kuudetta kertaa 5.-9.3.2018 Open Education Weekin hengessä. Jakamisen ohjeet löydät Creative Commons -sivustolta. Vuoden 2018 tempausta vauhdittavat Suomen eOppimiskeskus ry, KOTEK-hanke ja Otavan Opiston Suunta-tiimi.

KOTEK-hanke tarjoaa viikon aikana webinaareja mm. tekijänoikeuksiin, avoimeen sisällöntuotantoon ja saavutettavuuteen liittyen.

Webinaaritallenteet

Jaa jotain -viikon webinaaritallenteet YouTube-soittolistana.

Maanantai 5.3.2018

Open Education Week -webinaarisarjan ja Jaa Jotain -teemaviikon avaus - Tarmo Toikkanen, Kaisa Honkonen ja Anne Rongas
Avauspuheenvuoro - Kaisa Honkonen & Tarmo Toikkanen: Webinaaritallenne
Anne Rongas: Webinaaritallenne - Esitysdiat
Tarmo Toikkasen Google Slides -vinkki: Webinaaritallenne

Perusopetuksen wikiloikka - Tero Toivanen
Webinaaritallenne - Esitysdiat

Tiistai 6.3.2018

Webinaarista taitoa tekijänoikeuksiin

Torstai 8.3.2018

Saavutettavuusdirektiivi - Tero Huttunen, opetus- ja kulttuuriministeriö
Webinaaritallenne

23.01.2018

Some-ohjeistuksia

Kirjoittanut

SosiaalinenMedia.org-wikistä varmuuskopioitu linkkilista.

Julkishallinto

Kirkot, järjestöt ja liitot

Kunnat ja kaupungit

Media

Opetustoimen TVT-strategiat

Oppilaitokset

Puolueet

Urheiluseurat

Yritykset

Muut aineistot ja linkit

Uutiset, artikkelit ja esitykset

Englanninkielisiä ohjeita

10.01.2018

KOTEK-webinaarit 2015

Kirjoittanut

KOTEK-hanke järjesti syksyllä 2015 viiden webinaarin sarjan:

Avointen sisältöjen hyödyntäminen opetuksen tukena

Avoimia sisältöjä saa käyttää vapaasti ja maksutta melkein mihin tahansa, tekijänsä luvalla. Wikipediasta lähtien netti on pullollaan avointa sisältöä, jota voi hyödyntää sekä opettajan tekemän materiaalin rikastamisessa että oppilaiden harjoitustöiden tukena. Kaikkea ei tarvitse tehdä alusta asti itse. Muiden tuotoksia laillisesti hyödyntämällä päästään pidemmälle omien tuotosten kanssa ja voidaan myös tavoitella erilaisia oppimistuloksia.

Mistä avoimen sisällön tunnistaa? Mitä avoimella sisällöllä saa tehdä? Mistä hyvää sisältöä löytyy?

Linkkejä


Itse tehdyn materiaalin julkaiseminen avoimena sisältönä

Opettajan tekemät aineistot sekä oppilaiden itse tai ryhmissä tekemät tuotokset ovat potentiaalisesti arvokasta materiaalia muille opettajille ja oppijoille. Kaikkea tekemäänsä ei pidä julkaista, mutta jos jostain sisällöstä on ylpeä, sen julkaiseminen ja avoimella lisenssillä varustaminen hyödyttää muita ja antaa tekijälle näkyvyyttä.

Miksi julkaista omia sisältöjä? Miksi julkaista avoimella lisenssillä? Missä tilanteissa ei pidä julkaista?

Linkkejä


Remiksaa avoimia sisältöjä uuteen muotoon

Avoimia sisältöjä voi usein myös muunnella ja yhdistellä muihin aineistoihin, siis remiksata. Käymme läpi, mitä remiksaus tarkoittaa, mitä se mahdollistaa sekä opettajan että oppilaiden työskentelyn kannalta, ja miten tekijät ja lähteet tulee mainita oikeaoppisesti.

Linkkejä


Vaadi oppilaitosjohdolta selkeät ohjeet tekijänoikeusasioihin

Tekijänoikeusasiat ovat paikoin hankalia, osin jopa niin epäselviä, ettei kukaan tiedä, miten jotakin lakipykälää pitäisi tulkita. Saako videoita esittää opetuksessa? Kukaan ei tiedä. On turhaa, että jokainen opettaja itse pähkäilee näiden asioiden kanssa. Jokaisen oppilaitoksen pitää kyetä laatimaan opetushenkilöstölle ohjeet siitä, mikä on sallittua ja mikä ei. Tarjoamme valmiin mallin ohjeeksi, jossa on eritelty sallitut asiat ja kielletyt asiat. Muutama asia pitää oppilaitoksessa selvittää ja pariin asiaan pitää oppilaitosjohdon ottaa kantaa, mutta sitten on ohje valmis ja vähentää opetushenkilöstön tämän asian vatvomiseen käyttämää arvokasta valmisteluaikaa.

Linkkejä


Koulujen tekijänoikeudet kuntoon, loppuwebinaari

KOTEK-hankkeessa on sparrattu eri oppilaitoksia hyödyntämään avoimia sisältöjä, tuottamaan avoimia sisältöjä ja ohjeistamaan opetushenkilöstöään tekijänoikeusasioissa. Esittelemme tulokset ja julkaisemme oppilaitoksissa käyttöönotettuja ohjeita sekä opettajien tuottamia avoimia sisältöjä.

Linkkejä

Kansallinen teematapahtuma Jaa jotain järjestetään viidettä kertaa 27.-31.3.2017 Open Education Weekin hengessä. KOTEK-hanke tarjoaa jokaisena viikonpäivänä aiheeseen liittyvän avoimen webinaarituokion.

Webinaareissa pääset kuulemaan viisi tarinaa siitä, miten ja miksi jakaa oppisisältöjä CC-lisensoituna. Viikon avaa eOppimiskeskuksen Kaisa Honkonen. Oman viestinsä kertovat Tero Toivanen, Anne Rongas, Matleena Laakso, Susanna Ånäs ja Jari Välkkynen.

Tero Toivanen: Sharing is caring – avoimien oppiresurssien merkitys ja mahdollisuudet opettajan työssä ja sen kehittämisessä

Webinaaritallenne 27.3.2017

Webinaarilinkkejä

Anne Rongas: Miksi jaan? Mitä saan? Oma polkuni Creative Commons -lisenssien pariin

Webinaaritallenne 28.3.2017

Webinaarilinkkejä

Matleena Laakso: CC-jakaminen hanketoimijana ja oman itsensä työllistäjänä. Työtarjoukset eivät vähene avoimesti jakamalla, päinvastoin.

Webinaaritallenne 29.3.2017

Webinaarilinkkejä

Susanna Ånäs: Wikimedia Suomi julkaisee tällä viikolla oppaan Creative Commons -lisensseistä. Webinaarissa esitellään uutta opasta.

Webinaaritallenne 30.3.2017

Webinaarilinkkejä

Jari Välkkynen: Mitä hyötyä opettajalle on CC-lisensseillä jakamisesta?

Webinaaritallenne 31.3.2017

Webinaarilinkkejä

Jaa jotain!

Jaa jotain -viikon tavoite on yksinkertainen: jaa jotain oppisisältöä Creative Commons-lisensoituna avoimesti saataville nettiin. Tiedota jakamastasi sisällöstä esim. Twitterissä tunnisteena #jaajotain.

Tempauksen avulla voimme osoittaa proaktiivisesti ja esimerkillä vapaaehtoisuuden voimaa oppisisältöjen jakamisessa.

Creative Commons -lisenssoinnin ohje

Toimintaa koordinoivat 2017 Suomen eOppimiskeskus ry:n KOTEK 5 -hanke sekä Otavan Opiston Suunta-tiimi. Mukana useita avointa oppimista ja opettamista edistäviä järjestöjä, organisaatioita, kansalaisliikettä ja yksityishenkilöitä.

Lisätietoja https://jaajotain.wordpress.com/ ja https://www.openeducationweek.org/

Linkit

03.02.2012

KOTEK-hankkeen tausta

Kirjoittanut

Koulujen tekijänoikeudet kuntoon -hankkeen (KOTEK) tavoitteena on saada suomalaisten kaikkien asteiden koulutuslaitosten opetushenkilöstön tekijänoikeustietämys ajantasaiseksi ja oikeaksi. Monet opettajat rikkovat tekijänoikeuslakia joko tietämättään tai tarkoituksella, eikä opetushenkilöstölle järjestetä kunnollista perehdytystä tekijänoikeuksiin. Viimeisen vuosikymmenen aikana lisääntynyt monimuoto- ja etäopetus asettaa omia rajoituksiaan opettajien perinteisesti nauttimille erityisoikeuksille, joten opetuksen vapaudet tekijänoikeuden suhteen ovat entistä pienemmät. Toisaalta avointen sisältöjen yleistyminen verkossa, erityisesti Creative Commons -lisenssien yleistyminen, antaa opettajille ja opetukselle aivan uusia mahdollisuuksia sisältöjen hyödyntämiseen, jatkokehittämiseen sekä julkaisuun.

Verkossa on useita tekijänoikeustietoutta jakavia lähteitä, myös opetuskäyttöön. Erityisesti kopiraitti.fi-sivusto on varsin ansiokas kokonaisuus, joka kuitenkin jättää täysin käsittelemättä avoimet lisenssit ja niiden mahdollisuudet opetuksen mahdollisuuksien avaajana. KOTEKissa toisaalta pyritään antamaan opettajille oikea käsitys tekijänoikeuslain antamista mahdollisuuksista ja asettamista rajoituksista, toisaalta taas kannustaa avointen lisenssien ja avointen sisältöjen hyödyntämiseen sekä oppimateriaalin käytössä että julkaisussa.

KOTEK pyrkii tavoitteeseensa toisaalta oppikirjan, toisaalta hyvien työpajojen ja tietoiskujen avulla. Myös tiedotus omien ja yhteistyökumppaneiden verkostojen kautta on tärkeässä asemassa tietoisuuden lisäämisessä.

01.09.2017

Pulssi

Kirjoittanut

lehtijavarjoHanke kohdentuu opiskelijan rooliin arvioinnin osapuolena. Hankkeen aikaisella toiminnalla luodaan yhteistä ymmärrystä arvioinnin monipuolistamiseen.

Hankkeen tuottamilla konkreettisilla työkaluilla ja toimintamalleilla autetaan opiskelijoita palautteen perusteella tunnistamaan vahvuutensa ja heikkoutensa ja aktiivisesti muuttamaan omaa toimintaansa, näin kasvamaan oppimisen taidoissa.

Hanketuotokset toimivat myös opettajan sekä opinto- ja ryhmänohjaajan työn tukena.

Hanke jakautuu neljään toimintajaksoon, joista ensimmäisen aikana luodaan tilannekuva pilottilukioiden lähtötilanteesta sekä suunnitellaan kolme kehittämissykliä. Hankekumppaneiden erilaisuutta hyödynnetään pilotoinnissa: eri kouluissa kokeillaan ja kehitetään erilaisia asioita.

Hankkeen asiantuntijakummeilta saadaan sparrausta ja tukea yksittäisten kokeilujen jalostamisessa levitettävään muotoon.

Hanketta vetää Otavan Opisto ja Suomen eOppimiskeskus toimii hankkeen tiedottamisessa ja levittämisessä sekä verkottajana ja asiantuntijaryhmien kokoajana.

Hankeaika
1.8.2017-30.6.2019.

Hanketta rahoittaa Opetushallitus (Innovatiivisten oppimisympäristöjen edistäminen lukiokoulutuksessa).

Lisätietoja hankkeesta
Anne Rongas - Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
Titi Tamminen - Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

26.06.2017

Rekisteriseloste

Kirjoittanut

REKISTERISELOSTE
Henkilötietolaki (523/1999) 10 §

Rekisterinpitäjä

Rekisterin omistaja

Työ- ja elinkeinoministeriö, Tieto-osasto
PL 32, 00023 VALTIONEUVOSTO
0295 16001

Rekisterinpitäjä

Poluttamo - oma digipolku oppimiseen -hankkeen toteuttaja:
Suomen eOppimiskeskus ry
Crazy Town, Viipunrintie 4, 13200 Hämeenlinna
Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Työ- ja elinkeinoministeriö, Hallintoviranomainen / Sirpa Liljeström
PL 32, 00023 VALTIONEUVOSTO
sirpa.liljestrom(at)tem.fi
+358 29 50 47981

Rekisterin nimi

ESR Henkilö

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n komission hyväksymän Suomen ohjelma-asiakirjan mukaista rahoituksen kohdentumista sekä ohjelma-asiakirjassa Suomelle asetettujen tavoitteiden toteutumista seurataan keräämällä tietoja hankkeisiin osallistuneista henkilöistä. Tämän vuoksi Euroopan sosiaalirahaston rahoittamien hankkeiden kohteena olevien toimenpiteiden osallistujina olevien henkilöiden tiedot kerätään kyseiseen rekisteriin.

ESR-asetuksesta 1304/2013 ja yleisasetuksesta 1303/2013 tuleva sitova velvoite antaa jäsenmaalle oikeuden kerätä ja käsitellä henkilöitä koskevia tietoja ohjelman toteutumisen seurantaa, arviointia, varainhoitoa ja tarkastamista varten. Osallistujista rekisteröityjä tietoja ei käytetä eikä luovuteta mihinkään muihin tarkoituksiin.

Osallistuva henkilö antaa lomakkeella allekirjoituksellaan nimenomaisen suostumuksensa tietojen keräämiseen ja tallentamiseen. Osallistujalla on lomaketta täyttäessään oikeus tiettyjen arkaluonteisten kysymysten kohdalla valita vastausvaihtoehto ’en halua vastata’. EU:n komissio edellyttää dokumentointia myös tietojen keräämisyrityksestä eli tilanteissa joissa osallistuva henkilö ei halua vastata lomakkeessa asetettuihin kysymyksiin, jolloin siis tietoja ei saada osallistujalta. Koska myös tietojen keräämisyritykset on raportoitava, on lomakkeet säilytettävä asianmukaisesti myös hankkeen toteuttajan toimesta hanketta koskevan säilyttämisajan.

Rekisterin tietosisältö

Tietotyypit:

  • Henkilön tunniste- ja yhteystiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköposti ja puhelinnumero
  • Työllisyystilanne: mahdollinen työttömyyden kesto, työelämän ulkopuolella olo tai työssä oloon liittyvät tiedot
  • Koulutus: suoritetun koulutuksen aste
  • Kotitalouden tilanne: työttömyyteen, huollettavana oleviin lapsiin ja kotitaloudessa olevien aikuisten lukumäärään liittyvät tiedot
  • Muut taustatekijät: ulkomaalaistaustaisuus tai vähemmistöön kuuluminen, vammaisuus, aseman heikkous työmarkkinoilla, asunnottomuus
  • Lisäksi tietyissä hanketyypeissä: henkilön arvio omasta työkyvystään ja/tai hankkeen vaikutuksista

ESR-asetuksessa (EU 1304/2013) on määritelty, mitä tietoja tulee kerätä kaikista ESR-toimiin osallistuneista. Kaikista ESR-toimenpiteisiin osallistuvista henkilöistä tulee olla käytettävissä seuraavat tiedot: sukupuoli, työllisyystilanne, ikä, koulutus ja kotitalouden tilanne. Jos kaikkia näitä tietoja ei saada, ei henkilöstä voida raportoida EU:n komissiolle mitään muitakaan tietoja.

Osa tiedoista on luokiteltu arkaluonteisiksi. Näitä ovat otsikon "Muut taustatekijät" alla olevat eräät kysymykset. Nämä tiedot ovat tärkeitä sekä ESR-tuen kohdentamisen että tuen vaikutusten selvittämiseksi. Näihin kysymyksiin ei kuitenkaan ole pakko vastata, jolloin osallistujan on tullut valita aloituslomakkeella vaihtoehto "En halua vastata" ja tämä tieto tallennetaan rekisteriin.

Tietojen erilaista ryhmittelyä varten hakijoista kerätään melko laajat perustiedot heidän aloittaessaan hankkeessa ja suppeammat tiedot heidän lopettaessaan hankkeessa tietoryhminä.

Tietoryhmiä ovat osallistujan yksilöivät perustiedot, jotka sisältävät muun muassa tavoitettavuustiedot, sekä aloitushetken ESR-indikaattoritietoihin liittyvät tietolajit, joita ovat työmarkkinatilanne, koulutusaste, kotitalouden tilanne.

Lopetusilmoituksessa päivitetään osallistujan tavoitettavuustiedot sekä ylläpidetään lopetushetken indikaattorieihin liittyvät tiedot. Tietyn tyyppisissä hankkeissa osallistujaa pyydetään myös itse arvioimaan hankkeen onnistuneisuutta osallistujan omasta näkökulmasta.

Jotta eri jäsenmaista kerättävät tiedot olisivat vertailukelpoisia, noudatetaan mahdollisuuksien mukaan yhteisiä seurantatietomääritelmiä sekä tiedon eheysvaatimuksia ja kaikki seurantatiedot tulee myös erotella osallistujan sukupuolen mukaan.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietojen luovuttaja eli toimenpiteeseen osallistuva henkilö toimenpiteen aloitus- ja lopetuslomakkeilla.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin osallistujakohtaista tietoa käytetään 6 kuukauden kuluttua hankkeessa lopettamisesta tehtävään jälkiseurantaan. Hankkeissa lopettaneista osallistujista muodostetaan tilastollisesti edustava näyte, johon poimiutuneille henkilöille kohdennetaan jälkiseurantakysely ulkoisen tutkimuslaitoksen, Tilastokeskuksen tai vastaavan tahon toimesta.

Tietojen edelleen luovuttaminen tapahtuu ainoastaan tietolaji- ja hankekohtaisella summaustasolla raportointina hallintoviranomaisen määrittelemällä tavalla perustuen ESR-asetuksen 1304/2013 velvoittavuuteen. Lähtökohtaisesti luovuttaminen summaustasolla tarkoittaa tietojen luovuttamista evaluaattorille arviointia varten. Summaustiedoilla tarkoitetaan sitä, että kaikki yksilön henkilön todentamiseksi kerätty tieto poistetaan toimitettavasta aineistosta. Raportointitiheys vaihtelee komissiolle muutaman kerran ohjelmakaudella tapahtuvasta raportoinnista vuosittain tapahtuvaan raportointiin. Hallintoviranomaisen on tarpeen käyttää raportointia toistuvasti ohjelman toteutumisen seuraamiseen ja arvioimiseen.

TE-toimistojen URA-asiakaspalvelujärjestelmä kysyy ESR Henkilö -järjestelmästä työvoimapoliittisen toimenpiteen rahoituksen ESR-tukikelpoisuuden varmistamiseksi teknisellä käyttöyhteydellä, onko yksittäinen työnhakija-asiakas rekisteröity tietylle hankkeelle osallistujaksi. ESR Henkilö -palvelu vastaa TE-toimistovirkailijalle URA-järjestelmään Kyllä/Ei.

Rekisteristä luovutetaan hankekohtaisesti tietolajeittain summattua raportointitietoa hankkeen rahoittajaviranomaiselle teknisellä käyttöyhteydellä EURA 2014 -seurantajärjestelmään siten, että yksilön henkilön todentamiseksi kerättyä tietoa ei näytetä, tai jos ikä- tai sukupuolijakautuman mukaan tietolajikohtainen summaus on pienempi kuin 10, summausarvoa ei näytetä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ei ole.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Vastuu tietojen keräämisestä ja tallentamisesta ESR Henkilö -palveluun on hankkeen toteuttajalla. Hankkeen osatoteuttajat keräävät tiedot lomakkeilla, toimittavat lomakkeet toteuttajalle, joka vastaa tallentamisesta ja alkuperäisten lomakkeiden säilyttämisestä ohjeistuksen mukaisesti.

Hankkeisiin osallistuvien henkilöiden täyttämät lomakkeet on säilytettävä kulunvalvotuissa tiloissa suljetussa kaapissa. Jos lomakkeiden säilytyspaikka ei ole kulunvalvotussa tilassa, asiapaperit tulee säilyttää kassakaapissa.

Lomakkeet on toimitettava toteuttajalle luotettavalla ja turvallisella tavalla. Lomakkeiden skannaaminen ja lähettäminen sähköpostitse ei ole sallittua paitsi tilanteissa, joissa ne on mahdollista lähettää turvapostina.

Ensisijainen tietojen lähettämistapa on postitse kirjattuna kirjeenä. Kirjekuoren tulee olla sellainen, että sen läpi ei ole mahdollista lukea kuoren sisällä olevien lomakkeiden tietoja; käytännössä tämä on useimmiten hoidettavissa siten, että laitetaan kaksi kirjekuorta sisäkkäin.

Lomakkeiden kopiointi ei ole sallittua.

Hankkeen toteuttaja voi hävittää ESR Henkilö -palveluun tallennettujen tietojen lomakkeet rakennerahastoista osarahoitettavien kustannusten tukikelpoisuudesta annetun valtioneuvoston asetuksen (358/2014) 30 §:ssä säädetyllä tavalla.

Lomakkeet on hävitettävä todisteellisesti siten, että ne silputaan tai laitetaan lukittuun paperinkeräysastiaan hävitettäväksi, siten kuin organisaatiossa on päätetty toimia arkaluonteisten asiakirjojen osalta.

Palvelusta voi tulostaa henkilötietolain mukaisen yhteenvedon henkilötasolla raporttina. Palvelun kaikki tulosteet, joissa esitetään henkilötasolla tunnistettavaa rekisteriin merkittyä tietoa, on merkitty salaus-/tietosuojaustaso III -leimalla.

ATK:lla käsiteltävät tiedot

Hallintoviranomainen myöntää EURA 2014 -järjestelmän teknisellä käyttöyhteydellä tallennusoikeuden palveluun sellaisen ESR-hankkeen toteuttajalle, jonka hanke sisältää toimenpiteitä, joista rekisteriöintivelvollisuus syntyy. Rekisterin käyttäminen edellyttää käyttäjän vahvaa tunnistautumista hanketoteuttajan KATSO-tunnistuksella.

ESR Henkilö -palveluun tallennetut tiedot voi nähdä ainoastaan hanketoteuttajan organisaatiossa tietojen tallennukseen oikeutettu käyttäjä ja vain kyseisen hankkeen osalta. Muiden hankkeiden osallistujien tietojen tarkastelu ja näkeminen on estetty tietojen arkaluonteisuuden vuoksi.

Suomen rakennerahastojen hallintoviranomaisella on nimettyjen henkilöiden osalta oikeus tarkastella kaikkia tietoja lakien ja asetusten asettamassa rajoissa. Välittävällä toimielimellä eli hanketta rahoittavalla viranomaisella tai tarkastajalla ei ole pääsyä rekisteriin, eikä oikeutta vaatia hanketoteuttajaa luovuttamaan osallistujatason tietoja. Näillä tahoilla on oikeus kuitenkin todentaa alkuperäisten lomakkeiden olemassaolo, joihin rekisteriin tallennetut tiedot tai osallistujien vastauskiellot perustuvat.

Hankkeelle rahoituksen myöntäneen tahon tarkastajalla on oikeus pyytää hanketoteuttajaa vain näyttämään, mutta ei luovuttamaan tulostetta tai kuvaa, suoraan ESR Henkilö -palvelusta toimenpiteen osallistujien tietojen jäljitysketjun todentamiseksi.

Hallintoviranomaista koskee EU:n rakennerahastokautta koskeva yhteisölainsäädäntö ja tietojen lopullinen hävittäminen järjestelmästä tehdään vasta ohjelmakauden päättymisen jälkeen. Yleisasetuksen mukainen säilyttämisvelvoite on laaja ja huomattavan pitkäkestoinen. Hallintoviranomaista koskee yleisasetuksen 1303/2013 artikla 140. Kyseisen kohdan mukaan säilyttämisaika ulottuu arviolta vuoteen 2034 ohjelmakauden 2014-2020 kerättyjen osallistujia koskevien tietojen osalta.

07.12.2016

DigiKilta

Kirjoittanut

131274 OPH hankelogo

Digikilta on laaja verkostohanke esi- ja perusopetuksen sähköisten oppimisympäristöjen kehittämiseksi. Kehitystä ohjataan tutkimustiedolla, jota hyödynnetään teemapajoissa ja webinaareissa. Hankkeessa kerätty kokemustieto ja uutisointi julkaistaan avoimessa tietopankissa.

Hanketta rahoittaa opetushallitus.

DigiKilta-toimijat

  • Hämeenlinna
  • Kuopio
  • Nurmijärvi
  • Tampere
  • Rovaniemi
  • Kaarina
  • Vaasa
  • Joensuu
  • Jyväskylä
  • Riihimäki
  • Oulu
  • Mikkeli, Otavan Opisto
  • Tampereen yliopisto, TRIM-tutkimuskeskus
  • Suomen eOppimiskeskus ry

Lisätietoja

https://digikilta.fi/

Sivu 1 / 2