KOTEK-tietosuojaseloste

Yhdistetty rekisteriseloste ja rekisteröidyn informointi
Tietosuoja-asetus 13. artikla

Laadittu 24.1.2018
Päivitetty 22.5.2018

Rekisterinpitäjä

Suomen eOppimiskeskus ry
Y-tunnus: 1899013-7

Suomen eOppimiskeskus ry
Crazy Town
Viipurintie 4
13200 Hämeenlinna

Muut yhteystiedot
https://www.eoppimiskeskus.fi/yhteystiedot

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Niina Kesämaa
Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
040 827 6378

Rekisterin nimi

KOTEK-hankkeiden henkilörekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käsitellään KOTEK-hankkeiden koulutuksiin, webinaareihin ja muuhun toimintaan liittyviä käytännön järjestelyitä ja viestintää varten.

Lisäksi tietoja käsitellään hankkeen hallinnoinnin ja raportoinnin yhteydessä.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

  • henkilön nimi, organisaatio ja yhteystiedot
  • henkilön työtehtävä, oppilaitosaste sekä opetettava oppiaine
  • tieto ilmoittautumisesta/osallistumisesta hankkeen järjestämään tilaisuuteen

Lisäksi henkilöstä voidaan tallentaa muita ao. tilaisuuden käytännön järjestelyiden osalta olennaisia tietoja, kuten ruokavalio- ja allergiatiedot sekä tilaisuuskohtaisia erityistoiveita, ennakkotehtäviä ja osallistujapalautteita.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään ja niitä kertyy rekisterinpitäjän toiminnan yhteydessä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteriin tallennettuja tietoja luovutetaan eteenpäin vain hankkeen toiminnan kannalta tarkoituksenmukaisista syistä. Tällaisia ovat esimerkiksi erilaiset lähitilaisuuksiin liittyvät tapahtumajärjestelyt, kuten erityisruokavalio- ja allergiatietojen toimittaminen tarjoiluista vastaavalle taholle.

Hanketta rahoittaa opetus- ja kulttuuriministeriö. Hankkeen raportoinnin yhteydessä rahoittajalle toimitetaan yhteenvetotietoina hankkeen järjestämien tilaisuuksien osallistujamäärät sekä tilaisuuksista kerätyt palautteet.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriä säilytetään Google Drive -palvelussa.

Google on sitoutunut noudattamaan EU-komission mallisopimuslausekkeita taatessaan riittävän tietosuojatason käsittelemilleen tiedoille (Google Data Processing and Security Terms 2.0).

Tietojen julkisuus

Rekisteriin tallennetut henkilötiedot eivät ole julkisia.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriin on pääsy vain KOTEK-hankkeen toimijoilla. Tiedot on suojattu Google Drive -palvelun käyttöoikeusasetuksin.

Tietojen säilytysaika

KOTEK-hankkeita rahoittaa opetus- ja kulttuuriministeriö. Hankkeen tositteet tulee säilyttää kirjanpitolain mukaisesti vähintään kuusi (6) vuotta sen vuoden lopusta, kun tilikausi on päättynyt.

Valtionavustuslain 28 §:n mukaan hankkeeseen liittyvät hankinta- ja muut sopimukset on dokumentoitava ja arkistoitava kymmenen (10) vuotta valtionavustuksen tai sen viimeisen erän maksamisesta.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. Pyynnöt tulee lähettää rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Luettu 325 kertaa Viimeksi muokattu 22.05.2018